Elektroniczne zarządzanie dokumentacją

Umowa podpisana elektronicznie, korespondencja z urzędem, skan decyzji sprzed lat – kiedyś trafiłyby do segregatora, dziś lądują na serwerze. Plik też jednak trzeba przechować z głową: tak, by po wielu latach dało się go otworzyć, udowodnić, że nikt go nie zmienił, i szybko odnaleźć. Archiwista dokumentów elektronicznych przejmuje dokumentację zakończonych spraw, klasyfikuje ją, opisuje metadanymi, pilnuje okresów przechowywania i bezpiecznego usuwania, a także przenosi papierowe akta do postaci cyfrowej. Pracuje na styku archiwistyki, biurowości i informatyki.

Archiwum kojarzy się z zakurzonymi teczkami w piwnicy i ciszą, w której nic się nie dzieje. Tymczasem archiwista zakładowy jest strażnikiem pamięci urzędu, szpitala czy firmy: decyduje, które dokumenty trzeba przechowywać przez dziesięciolecia, a które po określonym czasie można zgodnie z przepisami zniszczyć. Pilnuje, by akta trafiały do archiwum uporządkowane, by dało się je odnaleźć w kilka minut i by nikt niepowołany do nich nie zajrzał. Coraz częściej zajmuje się też dokumentacją elektroniczną, a nie tylko papierem.