Akt nadania ziemi sprzed kilku stuleci, księga meldunkowa, której szuka ktoś odtwarzający dzieje rodziny, plany kamienicy potrzebne konserwatorowi – wszystko to musi dać się odnaleźć. Archiwista nie jest strażnikiem zakurzonych półek, tylko specjalistą od pamięci instytucji i całego społeczeństwa. Przejmuje dokumenty, ocenia, co ma trwałą wartość, porządkuje je według zasad archiwistyki, opisuje w inwentarzach i bazach danych, a potem pomaga badaczom, urzędom i zwykłym ludziom znaleźć to, czego szukają.
Umowa podpisana elektronicznie, korespondencja z urzędem, skan decyzji sprzed lat – kiedyś trafiłyby do segregatora, dziś lądują na serwerze. Plik też jednak trzeba przechować z głową: tak, by po wielu latach dało się go otworzyć, udowodnić, że nikt go nie zmienił, i szybko odnaleźć. Archiwista dokumentów elektronicznych przejmuje dokumentację zakończonych spraw, klasyfikuje ją, opisuje metadanymi, pilnuje okresów przechowywania i bezpiecznego usuwania, a także przenosi papierowe akta do postaci cyfrowej. Pracuje na styku archiwistyki, biurowości i informatyki.
Archiwum kojarzy się z zakurzonymi teczkami w piwnicy i ciszą, w której nic się nie dzieje. Tymczasem archiwista zakładowy jest strażnikiem pamięci urzędu, szpitala czy firmy: decyduje, które dokumenty trzeba przechowywać przez dziesięciolecia, a które po określonym czasie można zgodnie z przepisami zniszczyć. Pilnuje, by akta trafiały do archiwum uporządkowane, by dało się je odnaleźć w kilka minut i by nikt niepowołany do nich nie zajrzał. Coraz częściej zajmuje się też dokumentacją elektroniczną, a nie tylko papierem.
Archiwistyka
Archiwistyka – humanistyczna dyscyplina naukowa, wywodząca się z historii, powiązana również z bibliotekoznawstwem i informacją naukową. Przedmiotem badań archiwistyki są archiwa i dokumentacja.
Zarządzanie
Zarządzanie – ogólny zakres działań, procesów i decyzji, których zastosowanie w odniesieniu do zasobów, osób, kapitału lub organizacji ma zapewnić warunki do efektywnego ich funkcjonowania prowadzącego do osiągnięcia postawionych celów.
